El pasado 6 de diciembre de 2023 se publicó el Real Decreto 1007/2023, por el que se aprueba el Reglamento cuyo objetivo último es la erradicación del uso del llamado software de doble uso o software de supresión de ventas.

Este Reglamento desarrolla la Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal.

Como dispone el título de la norma, el Reglamento establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación. Con esta disposición, además, se pretende asegurar la interconexión de tales sistemas informáticos, y su compatibilidad con los sistemas informáticos de clientes, proveedores y administraciones públicas. Esta nueva obligación no será exigible para los sujetos obligados al SII.

En definitiva, la norma persigue los siguientes objetivos:

a. Reforzar la obligación de emitir factura de todas las operaciones que realizan empresarios y profesionales.

b. Conseguir que todas las operaciones que se realicen se graben en el sistema informático de manera segura, no manipulable, accesible y con una estructura y formato estándares para facilitar la legibilidad de los registros, el análisis automatizado y la simultánea remisión a la Administración tributaria. Por el momento no es obligatoria dicha remisión.

c. Garantizar la integridad, la autenticidad y la trazabilidad de los datos registrados, dificultando la falsificación de los registros de facturación mediante el uso de elementos de seguridad y control en los registros informáticos y en las facturas. Entre dichos elementos se pueden citar, el encadenamiento de datos de facturas, las huellas digitales del contenido de las mismas, el empleo de códigos QR que facilitan la captura y digitalización de la información impresa, la estandarización de formatos de los datos o el uso de firma digital para asegurar el no repudio de los registros.

Todo sistema informático que se utilice para dar cumplimiento a las obligaciones contenidas en esta norma debe contar obligatoriamente con una declaración responsable de la que quede constancia formal, expedida por la persona o entidad productora, fabricante o desarrolladora del mismo, que asegure el compromiso por parte de esta de suministrar productos digitales que cumplan con los requisitos establecidos en la Ley General Tributaria y en este real decreto. Así certificarán que sus sistemas informáticos se ajustan a las normas y responden a dichos requisitos ante quienes los adquieran o utilicen para dar soporte a sus procesos de facturación.

Los nuevos sistemas informáticos de facturación resultarán de aplicación a los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, con excepción de las entidades exentas o parcialmente exentas; Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas que desarrollen actividades económicas; Impuesto sobre la Renta de no Residentes que obtengan rentas mediante establecimiento permanente y las entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas.

Los registros de facturación, una vez generados y registrados, no podrán ser alterados sin que el sistema informático lo detecte y avise de ello. Cualquier anulación de los datos registrados deberá realizarse mediante un apunte adicional, de forma que se conserven inalterables los datos originalmente registrados.

El sistema informático deberá contar con un registro de eventos que recoja automáticamente, en el momento en que se produzcan, determinadas interacciones con dicho sistema informático, operaciones realizadas con él o sucesos ocurridos durante su uso, guardando los datos correspondientes a cada uno de ellos, que deberán poder ser consultados desde el propio sistema informático.

Los sistemas informáticos deberán generar automáticamente un registro de facturación de alta de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de la factura. Además, todos los registros deberán incluir una huella o “hash”. Asimismo, deberán ser firmados electrónicamente.

Los sistemas que sean utilizados voluntariamente para remitir a la AEAT los registros de facturación tendrán la consideración de “sistemas de emisión de facturas verificables” o “sistemas VERI*FACTU”.

Los contribuyentes deberán tener operativos los sistemas informáticos adaptados a las nuevas características y requisitos que se establecen en el citado reglamento y en su normativa de desarrollo antes del 1 de julio de 2025.

Por último, mencionar que en paralelo está prevista en breve la aprobación del Real Decreto que establece las características de la factura electrónica, que será de obligatorio cumplimiento a partir del año desde la aprobación para empresas con facturación superior a 8 millones de euros, y dos años para el resto. Hablamos pues de dos obligaciones, pero un solo camino, ya que las empresas deberán adaptarse a las especificaciones técnicas de ambas normas.